AI로 공문 초안 작성하는 법 — 지시문 5요소와 검증 절차 (AI 공무 연재 2편)

AI 공무 연재 2편입니다. 1편(연재 소개)에서 "초안과 계산은 AI, 확정과 책임은 사람"이라는 원칙을 이야기했습니다. 이번 편은 그 원칙을 가장 자주 쓰는 서류, 공문에 적용합니다. 공문 자체가 처음이라면 공문 작성법 기본 글을 먼저 읽고 오시기 바랍니다.

"공문 써 줘"가 실패하는 이유

AI에게 "감리단에 검측 촉구하는 공문 써 줘"라고만 하면, 나오는 것은 정중한 비즈니스 이메일입니다. 형식이 다르고, 경위가 뭉뚱그려져 있고, 어디서 본 듯한 조문이 근거랍시고 붙어 있습니다. 이건 AI가 무능해서가 아니라 지시문에 정보가 없어서입니다.

공문은 자유 작문이 아닙니다. 수신·참조·제목·본문 항목번호·첨부라는 형식이 있고, 사실관계는 날짜와 문서번호로 특정되어야 하며, 요청사항과 근거가 분리되어 있어야 합니다. 이 정보는 전부 현장에 있는 사람만 아는 것이라, 지시문에 담아 주지 않으면 AI는 지어내는 수밖에 없습니다.

※ 위 이미지는 양식 예시입니다 — 실제 서류가 아니며 가상 데이터로 작성되었습니다. (공무연구소)

지시문 5요소 — 이것만 넣으면 초안 품질이 달라진다

작성자가 현장에서 실제로 쓰는 지시문의 뼈대는 다섯 가지입니다.

1. 형식 지정 — "관급공사 공문 형식(수신·참조·제목·본문 항목번호·첨부)으로"라고 명시하고, 가능하면 기존 공문 한 건을 예시로 첨부합니다. 형식은 말로 설명하는 것보다 예시 한 장이 훨씬 정확합니다. 단, 예시로 쓰는 공문은 실명·계약번호를 지운 것이어야 합니다.
2. 사실관계(경위) — 날짜·문서번호·경과를 시간순으로 나열합니다. 다섯 요소 중 가장 중요합니다. 경위를 뭉뚱그리면 AI가 빈칸을 그럴듯하게 메워 버리는데, 공문에서 지어낸 경위는 사고입니다.
3. 요청사항 — 받고 싶은 행동을 한 문장으로. "7일 이내 검측 실시 또는 사유 회신 요청"처럼 기한과 행동이 들어가야 합니다. 이게 없으면 결론 없는 정황 설명문이 나옵니다.
4. 근거 조문 — 내가 원문으로 확인한 조문만 지정합니다. "근거 조문을 알아서 찾아 넣어라"는 지시는 금물입니다. AI는 존재하지 않는 조문을 그럴듯하게 만들어내는 일이 있고, 공문에 실린 가짜 조문은 회수할 방법이 없습니다.
5. 어조·맥락 — 수신처와의 관계, 몇 번째 촉구인지, 협조적으로 갈지 단호하게 갈지를 지정합니다. 1차 안내와 3차 촉구는 같은 내용이라도 어조가 완전히 달라야 합니다.

실전 예시 — 감리단 검측 미회신 촉구 공문

가상 사례로 봅니다. 검측요청서를 두 번 냈는데 감리단이 회신하지 않는 상황입니다. (이 상황 자체에 대한 실무 해설은 감리 미회신 촉구 공문 글에 있습니다.)

아래 조건으로 관급공사 공문 초안을 작성해 줘.
[형식] 수신·참조·제목·본문(1.2.3. 항목)·첨부 목록을 갖춘 공문. 첨부한 기존 공문과 같은 형식.
[경위] 2026.6.10. 검측요청서 제출(한국건설-공무-2026-041호) → 6.17. 재요청(-045호) → 현재까지 미회신.
[요청] 문서 수신 후 7일 이내 검측 실시 또는 사유 회신을 요청.
[근거] 공사계약일반조건 제5조(통지 등) — 이 조문만 사용, 다른 근거 추가 금지.
[어조] 2차 촉구. 정중하되 회신 기한을 명시하는 단호한 어조. 수신: ○○감리단.

이 정도 지시문이면 나오는 초안은 형식·경위·요청·근거가 갖춰진, 손볼 곳이 문구 수준인 문서입니다. 작성자의 경험으로 이 지시문을 쓰는 데 드는 시간은 2~3분입니다. 백지에서 공문을 쓸 때 형식 잡고 경위 정리하고 문구 고민하던 시간과 비교하면, 쓰는 시간은 줄고 검토하는 시간만 남습니다. 그리고 검토야말로 사람이 해야 하는 일입니다.

받은 초안, 제출 전 4가지 검증

검증 항목	확인 방법
날짜·문서번호	지시문에 준 값과 초안의 값을 하나씩 대조 — AI는 숫자를 바꿔치기하는 일이 있음
인용 조문	국가법령정보센터(law.go.kr) 원문과 조번호·조명·내용 대조. 지정한 조문 외의 근거가 추가됐다면 삭제
지어낸 내용	지시문에 없는 경위·수치·약속이 초안에 있는지 확인 — 있으면 전부 삭제
보안·개인정보	실명·부대명·계약번호가 남아 있지 않은지 확인 후, 제출본에서만 실제 값 기입

이 네 가지를 통과한 초안에 실제 값을 채우고 서명하는 것 — 거기까지가 사람의 일입니다. 검증 절차를 더 체계적으로 다루는 글(연재 4편, AI의 거짓말 잡아내는 법)에서 조문 오인용 사례를 구체적으로 보여드리겠습니다.

기존 공문을 형식 예시로 재사용하는 법

5요소 중 형식 지정을 가장 쉽게 하는 방법은 우리 현장에서 이미 나간 공문 한 건을 예시로 주는 것입니다. 다만 반드시 지켜야 할 것이 있습니다.

• 회사명·실명·부대명·계약번호·금액은 전부 가상 값으로 치환한 뒤에 넣습니다. "한국건설-공무-2026-001호" 같은 표준 더미를 정해두면 편합니다.
• 치환한 예시 공문은 한 번 만들어 두면 계속 재사용됩니다 — 작성자는 용도별(요청·촉구·통보·회신)로 치환본을 4장 만들어 두고 씁니다.
• 국방시설공사처럼 보안이 걸린 현장이라면 치환 기준을 더 엄격하게 — 이 주제는 연재 5편(현장 PC 준비)에서 따로 다룹니다.

자주 묻는 질문

Q1. 지시문을 매번 새로 써야 하나요?
아닙니다. [형식]과 [어조] 부분은 거의 고정이고, 바뀌는 것은 [경위]·[요청]·[근거]뿐입니다. 위 예시를 틀로 저장해 두고 세 칸만 바꿔 쓰면 됩니다.

Q2. AI가 만든 공문을 그대로 내도 되나요?
안 됩니다. 위의 4가지 검증을 거치지 않은 초안은 제출물이 아니라 재료입니다. 특히 조문 검증을 건너뛰면 가짜 근거가 실린 공문이 발주기관에 남습니다. 서명하는 사람이 책임지는 문서라는 사실은 AI를 써도 달라지지 않습니다.

Q3. 어떤 공문부터 AI에게 시켜보는 게 좋나요?
경위가 단순한 통보성 공문(자재 반입 통보, 작업 일정 통보)부터 권합니다. 경위가 길고 이해관계가 걸린 공문(공기연장·설계변경 관련)은 지시문 쓰는 연습이 된 뒤에 하는 것이 안전합니다.

다음 편 — AI로 실정보고 초안 만드는 법 (연재 3편)에서는 실정보고를 7단계로 나눠 AI 구간과 사람 판단 구간을 구분합니다.

[작성·검토] 건설 시공·공무·품질관리 경력 7년의 종합건설 현장 실무자입니다. 현재 수십억 원 규모의 국방시설공사 현장대리인으로 공사 전반을 총괄하고 있습니다. 이 글은 실제 군 시설공사 경험과 공개된 공식 자료를 바탕으로 작성했으며, 특정 부대 및 현장정보는 모두 가상 정보로 대체했습니다.

최종 검토일: 2026-08-09 · 적용 범위: 관급공사 공무 업무 일반 · 주의: AI가 생성한 문서 초안은 반드시 근거 법령 원문과 현장 사실에 대조한 뒤 사용하시기 바랍니다.