구두지시 확인 공문 작성법 — 지시를 기록으로 바꾸는 방법

회의에서 감리가 말합니다. "외벽 색상, 발주기관하고 협의된 걸로 바꿔 주세요." 서면 지시는 없습니다. 그대로 시공하면 나중에 "그런 지시 한 적 없다"가 되고, 무시하면 "지시 불이행"이 됩니다. 이 딜레마를 끊는 문서가 구두지시 확인 공문입니다. 지시를 기록으로 바꾸는, 시공사의 가장 중요한 방어 문서 중 하나입니다.

※ 양식 예시 — 자체 제작 보조서식이며 내용은 모두 가상입니다

1. 왜 반드시 문서로 확인해야 하는가

공사계약일반조건 제5조는 계약당사자 간의 통지·지시 등을 문서로 하도록 정합니다. 구두지시는 법적으로 존재하지 않는 지시에 가깝습니다. 특히 그 지시가 비용이나 공기에 영향을 주는 경우(자재 변경, 사양 변경, 추가 작업) 서면 확인 없이 이행하면 그 비용은 시공사 부담으로 끝나기 쉽습니다. 확인 공문은 감리를 압박하는 문서가 아니라, 지시의 존재와 내용을 쌍방이 합의하는 절차입니다.

2. 작성 구조 — 네 가지 필수 기재사항

① 일시·장소: "2026.07.25.(금) 10:00 주간 공정회의, 현장 회의실" — 특정될수록 좋습니다. ② 지시자: 소속과 직책(개인 실명은 공문 관례에 따라). ③ 지시 내용 요지: 들은 그대로를 객관적으로 요약합니다. 해석이나 평가를 섞지 않습니다. ④ 당사 검토 의견: 이행 계획 또는 "설계변경 절차로 진행함이 타당" 같은 입장을 명시합니다 — 비용·공기 영향이 있으면 반드시 이 항목에서 실정보고 절차 필요성을 언급하세요.

3. 핵심 문구 — 기한과 디폴트

"상기 내용에 대한 확인 및 서면 지시를 2026.07.31.까지 회신하여 주시기 바라며, 기한 내 회신이 없는 경우 당사는 기 승인된 사양대로 시공을 진행할 예정임을 알려드립니다." — 이 문구가 이 공문의 심장입니다. 회신이 없을 때 우리가 어떻게 행동할지(기존 승인 사양 유지)를 선언해 두면, 침묵이 우리에게 유리한 기본값이 됩니다. 붙임으로 회의록 사본을 첨부하면 완성입니다.

4. 이후 전개 — 세 가지 시나리오

(a) 서면 지시가 오면: 정식 지시가 됐으므로 비용·공기 영향이 있다면 실정보고(작성방법)로 이어갑니다. (b) "그런 지시 아니었다"는 회신이 오면: 오해가 문서로 정리된 것 — 그것대로 성공입니다. (c) 회신이 없으면: 선언한 대로 기존 승인 사양으로 진행하고, 필요 시 촉구 공문을 한 번 더 보냅니다.

5. 관계를 지키는 요령

확인 공문을 "말꼬리 잡기"로 받아들이는 감리도 있습니다. 발송 전에 구두로 "혼선 방지를 위해 확인 공문 하나 드리겠다"고 예고하고, 문구는 사실만 담백하게 쓰세요. 매 지시마다 공문을 쏘는 것이 아니라 비용·공기·품질에 영향 있는 지시만 선별하는 것이 관계와 방어를 모두 지키는 기준입니다.

6. 자주 틀리는 부분

지시 내용에 자기 해석을 섞어 상대가 부인할 여지를 만드는 경우. 기한과 디폴트 선언이 없어 공문이 공중에 뜨는 경우. 비용 영향을 언급하지 않아 나중에 설계변경 근거로 못 쓰는 경우. 회의록 등 방증 자료를 안 붙이는 경우.

7. 체크리스트

일시·장소·지시자·요지가 특정되는가. 당사 검토 의견(이행 계획/절차 필요성)이 있는가. 회신 기한과 미회신 시 디폴트가 선언돼 있는가. 회의록 사본을 붙였는가. 비용·공기 영향 지시인가(선별 기준).

5. 지시 유형별로 대응이 다르다

모든 구두지시에 공문을 보내면 관계가 버티지 못합니다. 기준은 하나입니다 — 돈이나 날짜가 움직이면 문서로. 유형별로 정리하면 다음과 같습니다.

지시 유형	비용·공기 영향	대응	남기는 문서
경미한 시공 방법 조정	없음	이행하고 기록만	회의록
자재·사양 변경	있음	확인 공문 후 절차 진행	확인 공문 + 실정보고
추가 작업 지시	있음	착수 전 방침 요청	확인 공문
설계와 다른 시공 요구	큼	설계변경 절차로 전환	확인 공문 + 실정보고

네 번째 유형이 가장 위험합니다. 방침 없이 먼저 시공하면 나중에 승인 전 시공 문제로 그대로 이어집니다.

6. 침묵의 기본값을 설계하라

확인 공문의 힘은 회신을 받아내는 데 있는 것이 아니라, 회신이 없을 때 무엇이 기본값이 되는지를 미리 정해 두는 데 있습니다. "기한 내 회신이 없는 경우 기 승인된 사양대로 진행하겠다"는 문장이 그것입니다. 침묵이 우리에게 유리한 방향으로 작동합니다.

다만 안전·품질에 관한 지시는 예외입니다. 이 경우 기본값을 "진행"으로 두지 말고, 회신이 없으면 해당 부위 작업을 보류하겠다고 쓰는 편이 안전합니다. 안전 사안은 나중에 "그래도 진행했지 않느냐"가 훨씬 무겁게 돌아옵니다.

자주 묻는 질문

Q. 감리가 확인 공문을 불편해합니다.
A. 제목을 바꾸면 온도가 달라집니다. "지시 확인 요청"보다 "협의사항 확인의 건"이 부드럽습니다. 그리고 회의 자리에서 "정리해서 공문으로 남기겠습니다"라고 예고하면 문서가 절차로 받아들여집니다.

Q. 발주기관 담당자가 직접 구두로 지시했다면 누구에게 보내나요?
A. 계약 상대는 발주기관입니다. 수신을 발주기관으로 하고 감리단을 참조로 넣는 것이 원칙에 맞습니다. 설계변경으로 이어질 사안이면 계약담당공무원과 공사감독관 양쪽에 함께 통지하는 편이 안전합니다.

Q. 이미 지시대로 시공해 버렸습니다.
A. 늦었어도 문서로 남기십시오. 지시 일시와 내용, 이행 경위를 사실 그대로 적고 그날의 사진·회의록·작업일보를 붙입니다. 정산에서 100% 인정받기는 어렵지만, 아무 기록도 없는 경우와는 결과가 다릅니다.

관련 글 → 관급공사 공문 작성법 · 감리 미회신 촉구 공문 · 무료 서식은 무료자료 페이지

[근거 법령 및 참고자료]

- 공사계약일반조건(기획재정부 계약예규) 제5조(통지 등): 지시·통지의 문서주의 — 구두지시 확인의 법적 토대.
- 공사계약일반조건 제19조(설계변경 등): 비용·공기 영향 지시가 설계변경 절차로 이어지는 근거.
- 건설공사 사업관리방식 검토기준 및 업무수행지침(국토교통부 고시): 건설사업관리기술인의 지시·검토 업무 기준.
원문 바로가기: 공사계약일반조건 원문 확인 · 군 시설사업 관리훈령 원문 확인
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[작성·검토]

건설 시공·공무·품질관리 경력 7년의 종합건설 현장 실무자입니다. 현재 수십억 원 규모의 국방시설공사 현장대리인으로 공사 전반을 총괄하고 있습니다. 이 글은 실제 군 시설공사 경험과 공개된 공식 자료를 바탕으로 작성했으며, 특정 부대 및 현장정보는 모두 가상 정보로 대체했습니다.
최초 발행: 2026.07.27 · 최종 검토: 2026.07.27
적용 범위: 국방시설공사 및 관급 건축·토목공사 일반
※ 현장별 계약조건과 최신 발주기관 지침을 우선 적용하세요.