구두지시 확인 공문 작성법 — 지시를 기록으로 바꾸는 방법

회의에서 감리가 말합니다. "외벽 색상, 발주기관하고 협의된 걸로 바꿔 주세요." 서면 지시는 없습니다. 그대로 시공하면 나중에 "그런 지시 한 적 없다"가 되고, 무시하면 "지시 불이행"이 됩니다. 이 딜레마를 끊는 문서가 구두지시 확인 공문입니다. 지시를 기록으로 바꾸는, 시공사의 가장 중요한 방어 문서 중 하나입니다.

※ 양식 예시 — 자체 제작 보조서식이며 내용은 모두 가상입니다

1. 왜 반드시 문서로 확인해야 하는가

공사계약일반조건 제5조는 계약당사자 간의 통지·지시 등을 문서로 하도록 정합니다. 구두지시는 법적으로 존재하지 않는 지시에 가깝습니다. 특히 그 지시가 비용이나 공기에 영향을 주는 경우(자재 변경, 사양 변경, 추가 작업) 서면 확인 없이 이행하면 그 비용은 시공사 부담으로 끝나기 쉽습니다. 확인 공문은 감리를 압박하는 문서가 아니라, 지시의 존재와 내용을 쌍방이 합의하는 절차입니다.

2. 작성 구조 — 네 가지 필수 기재사항

① 일시·장소: "2026.07.25.(금) 10:00 주간 공정회의, 현장 회의실" — 특정될수록 좋습니다. ② 지시자: 소속과 직책(개인 실명은 공문 관례에 따라). ③ 지시 내용 요지: 들은 그대로를 객관적으로 요약합니다. 해석이나 평가를 섞지 않습니다. ④ 당사 검토 의견: 이행 계획 또는 "설계변경 절차로 진행함이 타당" 같은 입장을 명시합니다 — 비용·공기 영향이 있으면 반드시 이 항목에서 실정보고 절차 필요성을 언급하세요.

3. 핵심 문구 — 기한과 디폴트

"상기 내용에 대한 확인 및 서면 지시를 2026.07.31.까지 회신하여 주시기 바라며, 기한 내 회신이 없는 경우 당사는 기 승인된 사양대로 시공을 진행할 예정임을 알려드립니다." — 이 문구가 이 공문의 심장입니다. 회신이 없을 때 우리가 어떻게 행동할지(기존 승인 사양 유지)를 선언해 두면, 침묵이 우리에게 유리한 기본값이 됩니다. 붙임으로 회의록 사본을 첨부하면 완성입니다.

4. 이후 전개 — 세 가지 시나리오

(a) 서면 지시가 오면: 정식 지시가 됐으므로 비용·공기 영향이 있다면 실정보고(작성방법)로 이어갑니다. (b) "그런 지시 아니었다"는 회신이 오면: 오해가 문서로 정리된 것 — 그것대로 성공입니다. (c) 회신이 없으면: 선언한 대로 기존 승인 사양으로 진행하고, 필요 시 촉구 공문을 한 번 더 보냅니다.

5. 관계를 지키는 요령

확인 공문을 "말꼬리 잡기"로 받아들이는 감리도 있습니다. 발송 전에 구두로 "혼선 방지를 위해 확인 공문 하나 드리겠다"고 예고하고, 문구는 사실만 담백하게 쓰세요. 매 지시마다 공문을 쏘는 것이 아니라 비용·공기·품질에 영향 있는 지시만 선별하는 것이 관계와 방어를 모두 지키는 기준입니다.

6. 자주 틀리는 부분

지시 내용에 자기 해석을 섞어 상대가 부인할 여지를 만드는 경우. 기한과 디폴트 선언이 없어 공문이 공중에 뜨는 경우. 비용 영향을 언급하지 않아 나중에 설계변경 근거로 못 쓰는 경우. 회의록 등 방증 자료를 안 붙이는 경우.

7. 체크리스트

일시·장소·지시자·요지가 특정되는가. 당사 검토 의견(이행 계획/절차 필요성)이 있는가. 회신 기한과 미회신 시 디폴트가 선언돼 있는가. 회의록 사본을 붙였는가. 비용·공기 영향 지시인가(선별 기준).

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[근거 법령 및 참고자료]

- 공사계약일반조건(기획재정부 계약예규) 제5조(통지 등): 지시·통지의 문서주의 — 구두지시 확인의 법적 토대.
- 공사계약일반조건 제19조(설계변경 등): 비용·공기 영향 지시가 설계변경 절차로 이어지는 근거.
- 건설공사 사업관리방식 검토기준 및 업무수행지침(국토교통부 고시): 건설사업관리기술인의 지시·검토 업무 기준.
원문 바로가기: 공사계약일반조건 원문 확인 · 군 시설사업 관리훈령 원문 확인
※ 본문 내용은 위 기준의 실무 적용 사례이며, 개정 시 최신 본문을 우선 확인하세요.

[작성·검토]

건설 시공·공무·품질관리 경력 7년의 종합건설 현장 실무자입니다. 현재 수십억 원 규모의 국방시설공사 현장대리인으로 공사 전반을 총괄하고 있습니다. 이 글은 실제 군 시설공사 경험과 공개된 공식 자료를 바탕으로 작성했으며, 특정 부대 및 현장정보는 모두 가상 정보로 대체했습니다.
최초 발행: 2026.07.27 · 최종 검토: 2026.07.27
적용 범위: 국방시설공사 및 관급 건축·토목공사 일반
※ 현장별 계약조건과 최신 발주기관 지침을 우선 적용하세요.