자금청구와 지출결의서 — 귀속월 원칙과 합본 순서 (관급공사 실무)
매월 반복되는 "돈 서류"입니다. 체계를 한 번 잡으면 매달 반나절, 못 잡으면 매달 일주일이 갑니다. 아래 지출결의서 양식 예시와 함께 월 자금청구 체계를 정리합니다.
1. 월 자금청구의 구조
발주처 또는 원청 본사에 월별 자금 사용 내역을 보고·청구하는 업무입니다. 통상 자금청구 총괄표(엑셀) 아래에 업체별 폴더가 붙습니다. 원청 직접비(자재·장비·경비), 하도급사별 외주비, 그리고 노무비(노무비 청구서와 연동)로 구성되며, 각 건별 첨부가 지출결의서 일체입니다.
2. 귀속월 원칙 — 이거 하나로 싸움의 절반이 사라진다
귀속월은 세금계산서 "작성일자" 기준입니다. 승인일자가 아닙니다. 전자세금계산서는 작성일과 승인일이 다를 수 있습니다. 6월 작성분은 6월 자금청구에, 7월에 작성된 6월분 대금은 7월로 이월합니다. 이 원칙을 협력업체에도 공지하세요. "월말 마감 후 발행분은 익월 청구"라고 못 박아두면 매달 실랑이가 사라집니다.
3. 지출결의서 1건의 합본 규칙
갑지(지출결의서) 1부 → 전자세금계산서 → 거래명세서 → 사업자등록증 사본 → 통장 사본. 갑지는 1부면 충분합니다(첨부에 내용이 다 있습니다). 업체별·건별로 이 순서를 고정하면 검토자가 빨라집니다. 파일명은 "[현장]업체명_지출결의서일체_날짜" 형태로 통일하세요.
계좌와 사업자번호는 반드시 사업자등록증·통장 사본 원본에서 옮겨 적습니다. 견적서나 기억에서 베끼면 지급 사고로 직결됩니다. 실제로 대표자명 오독 사고 사례가 여럿 있습니다.
4. 월 마감 루틴 (권장 일정)
월말 5일 전: 협력업체에 세금계산서 발행·서류 제출 마감 공지. 월초 1~3일: 업체별 서류 수취와 검수(누락 목록 즉시 회신). 4~7일: 지출결의서 합본 제작, 총괄표 작성, 노무비와 교차 대조. 7~10일: 공문+총괄+합본 제출.
5. 함정 모음 (실제 사례 기반)
첫째, 행정 과태료(고용노동부 등)는 공사비로 청구할 수 없습니다 — 자체 부담입니다. 둘째, 수정계약이 체결되면 이후 모든 청구 서식의 계약금액·노무비 기준을 갱신해야 합니다. 옛 금액으로 낸 청구는 통째로 반려됩니다. 셋째, 무효가 된 계약서는 파일명에 "_무효(대체됨)"를 표시해 두세요. 몇 달 뒤 헷갈려 다시 첨부하는 사고가 흔합니다. 넷째, 동일 지출결의서가 여러 폴더에 사본으로 흩어지므로 원본 위치 1곳을 정하고 수정은 원본에서만 하세요.
6. 신입 체크리스트
귀속월 원칙(작성일 기준)을 협력업체에 공지했는가. 합본 순서가 전 건 동일한가. 총괄표와 개별 합본 금액이 1원 단위로 일치하는가. 수정계약 반영 후 서식 기준 금액을 갱신했는가. 노무비 청구서와 자금청구의 노무비가 일치하는가.
다음 글에서는 기성 청구와 선급금(협의율 적용, 공제 계산)을 다룹니다.
※ 본 시리즈는 실제 관급공사 현장 실무 기반이며, 예시 이미지는 가상 데이터로 작성된 양식 예시입니다. 발주기관·회사별 양식이 다를 수 있습니다.
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